Аудит расчетов с подотчетными лицами

При проверке авансовых отчетов подотчетных лиц необходимо обратить внимание на следующее:

·        имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

·        правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда).

Следует помнить, что согласно Инструкции Госналогслужбы от октября 1995 г. № 39 «О порядке исчисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумма НДС, оплаченная при возмещении таких расходов в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы – налог возмещению не подлежит:

·        имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

·        правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

·        правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

·        наличие оправдательных документов;

·        полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

·        правильность возмещения затрат на представительские расходы.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;

правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке).

Учитывая, что при проведении аудита у заказчиков возникает много вопросов по оформлению документов и расчетам с работниками, направляемыми в краткосрочные командировки, остановлюсь на этом подробнее.

Направление работника в загранкомандировку должно быть оформлено приказом руководителя предприятия с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки. За время пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные, а также возмещаются расходы по проезду, провозу багажа, по найму жилого помещения, на получение загранпаспорта и виз, а также комиссионные при обмене чека в банке на иностранную валюту или при обмене одной валюты на другую.

Суточные за время командировки выплачиваются:

а) при проезде на территорию РФ – в российской валюте по нормам, установленным действующим законодательством;

б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории – в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки из РФ за границу,

За день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы), а за день пересечения границы при возвращении в РФ суточные не выплачиваются.

В случае выезда в командировку за границу и возвращения из нее в тот же день работнику выплачиваются суточные в размере 50% установленной нормы.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из страны в страну выплачиваются в размере 100% по нормам страны, в которую направляется работник, и, как правило, в валюте страны убывания. Тем не менее не представляется криминальным, если командировочные будут выдаваться в валюте одной из стран пребывания (например, если сотрудник направлен в командировку по маршруту Москва – США – Бразилия (командировочные предусмотрены в швейцарских франках) – Москва, то командировочные расходы могут возмещаться только в долларах США. При этом, когда работнику выдаются командировочные на расходы в Бразилии, командировочные из швейцарских франков могут быть пересчитаны в рубли по курсу ЦБ РФ на дату выдачи, а из рублевого эквивалента – в американские доллары. В тех случаях, когда работники, выезжающие в служебную командировку за границу, обеспечиваются в стране пребывания бесплатным питанием, выплата суточных производится в размере 30% от установленных норм суточных).

При предоставлении бесплатного жилого помещения в месте командировки выплата средств на эту цель не производится.

Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Работники, направленные в командировку за границу и получившие под отчет иностранную валюту, в случае не сдачи в кассу предприятия остатка валюты сверх суммы, принятой по авансовому отчету, обязаны возместить ущерб в иностранной валюте.

Вышеизложенный порядок действителен для предприятий всех форм собственности, включая предприятия с иностранными инвестициями и иностранные представительства, на территории РФ.

На основании Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется одновременно как в валюте расчетов, так и в рублях.

Также необходимо проверить правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.

Следует помнить, что, согласно Положению о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость.., утвержденному постановлением Правительства РФ затраты, по которым утверждены в установленном порядке нормы и нормативы (расходы на служебные командировки, представительские расходы, расходы на подготовку и переподготовку кадров и др.), списываются на издержки производства (обращения) по фактически произведенным затратам (без учета норм и нормативов).

Для целей налогообложения произведенные затраты корректируются с учетом утвержденных в установленном порядке норм и нормативов. Иными словами, при составлении расчета по налогу на прибыль налогооблагаемая прибыль увеличивается на сумму расходов, которые были списаны на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов.

·        Бухгалтерия предприятия должна вести отдельный аналитический учет затрат, списанных на издержки производства (обращения) сверх установленных норм и нормативов;

·        правильность выведения остатков на конец месяца по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

·        соответствие записей в авансовых отчетах записям в журнале-ордере № 7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и главной книге (при журнально-ордерной форме отчета).

- доцент
- кандидат юридических наук
- профессор кафедры

Оцените автора
Добавить комментарий